Sinn oder Unsinn von Meetings: sind sie das Problem oder bist du es?
Wer kennt sie nicht: stundenlange Präsentationen, dem Chef geht einer ab, wenn er sich reden hört, der Schreibtisch quillt derweil über. Dieser Artikel analysiert die Wirksamkeit von Meetings in der modernen Arbeitswelt und bietet praktische Tipps zur Verbesserung der Effizienz.
- Sinn oder Unsinn von Meetings: sind sie das Problem - oder bist du es?
- 19 Stunden pro Woche: Warum Meetings uns überwältigen
- Die Meeting-Falle: Warum wir trotz Frust weitermachen
- Zoom-Fatigue: Wenn Meetings zur Belastung werden
- Meetings, die funktionieren: Struktur und Klarheit sind entscheidend
- Machtverlust durch weniger Meetings? Kontrolle durch Vertrauen ersetzen
Sinn oder Unsinn von Meetings: sind sie das Problem - oder bist du es?
„Noch ein Teams-Meeting. 90 Minuten zur Vorbereitung eines Kick-offs zur Jahresplanung. Echt jetzt?“ Ich checke meinen Kalender, der aussieht wie die Playlist eines mittelmäßigen DJs – alles wild durcheinander und kein einziger ruhiger Moment in Sicht.
Meetings waren mal dafür da, effizienter zu arbeiten. Heute fühlen sie sich eher an wie eine Bühne: Wer oft eingeladen wird, scheint wichtig, wer schweigt, wirkt abwesend, und wer absagen will, ist direkt der Spielverderber. Doch wie oft stellen wir ehrlich die entscheidende Frage: Ist dieses Meeting wirklich nötig, oder geht's auch ohne?
19 Stunden pro Woche: Warum Meetings uns überwältigen
In einer zunehmend hybriden Arbeitswelt verbringen Beschäftigte im Durchschnitt 19 Stunden pro Woche in Meetings – fast ein halber Job (Quelle: Otter.ai, Meeting Report 2021). Allein in Deutschland verpuffen jährlich etwa 700 Milliarden Euro durch ineffiziente Besprechungen, wie eine Studie von Sharp Business Systems belegt (Quelle: Sharp Business Systems, 2019).
Eine Studie der Harvard Business Review (2022) zeigt zudem: 65 Prozent der Mitarbeitenden geben an, dass Meetings sie daran hindern, ihre eigentliche Arbeit effektiv zu erledigen. In Zeiten, in denen Produktivität und Effizienz im Fokus stehen, ist dies ein alarmierendes Signal.
Die Meeting-Falle: Warum wir trotz Frust weitermachen
Ursprünglich dienten Meetings dazu, Abstimmungen und Entscheidungen effektiv voranzutreiben. Doch heute sind Meetings oft Schauplatz für Selbstdarstellung, Mikromanagement und kollektives Aufschieben.
Laut einer Umfrage des Projektmanagement-Tools Atlassian (2021) glauben 50 Prozent der Teilnehmer, dass Meetings zu oft genutzt werden, um Verantwortung zu vermeiden und Entscheidungen hinauszuzögern. Hinzu kommt ein psychologisches Phänomen: Die Angst, etwas zu verpassen (FOMO – Fear of Missing Out), führt dazu, dass wir uns regelrecht gedrängt fühlen, an Meetings teilzunehmen – selbst wenn sie wenig Nutzen bringen.
Zoom-Fatigue: Wenn Meetings zur Belastung werden
Die Pandemie hat das Phänomen der „Zoom Fatigue“ geprägt. Psychologe Jeremy Bailenson von der Stanford University beschreibt dies als Erschöpfungszustand durch die permanente Bildschirmpräsenz und künstliche Kommunikationssituationen (Quelle: Bailenson, 2021, Stanford Virtual Human Interaction Lab). Fehlende Pausen und ständiger Augenkontakt verstärken die mentale Ermüdung.
Eine McKinsey-Studie (2021) ergänzt: Über 80 Prozent der Mitarbeitenden fühlen sich durch übermäßige Meetings emotional ausgelaugt. Ein klares Signal, dass hier dringend eine Veränderung notwendig ist.
Meetings, die funktionieren: Struktur und Klarheit sind entscheidend
Doch nicht jedes Meeting ist verschwendete Zeit. Laut einer Studie von Microsoft („Work Trend Index“, 2022) können gut strukturierte Meetings die Kreativität und Zusammenarbeit fördern – allerdings nur dann, wenn klare Ziele gesetzt und eingehalten werden.
Dr. Steven Rogelberg, Autor des Buches „The Surprising Science of Meetings“, empfiehlt als goldene Regel: Meetings nie ohne Agenda starten und maximal 30 Minuten planen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hochzuhalten (Quelle: Rogelberg, 2019, Harvard Business Review).
Machtverlust durch weniger Meetings? Kontrolle durch Vertrauen ersetzen
Der Gedanke, Meetings zu reduzieren oder sogar ganz zu streichen, erzeugt bei vielen Managern ein Gefühl von Kontrollverlust. Meetings sind häufig Orte, an denen Führungskräfte ihre Präsenz und ihren Einfluss zeigen können. Doch weniger Meetings bedeuten nicht weniger Macht, sondern im Gegenteil: Mehr Vertrauen in die Mitarbeitenden und deren Eigenverantwortlichkeit. Moderne Führung basiert auf klarer Kommunikation, gezieltem Delegieren und weniger auf Kontrolle durch Dauerpräsenz. Diese Veränderung erfordert Mut, stärkt aber langfristig die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit des Teams.
Meetings spiegeln letztlich unsere Haltung zur Arbeit wider. Der moderne Mann von heute weiß, wann es wichtig ist, Stellung zu beziehen und klar zu kommunizieren. Es geht nicht um weniger Meetings – sondern um bessere. Um bewussteres Zuhören, präzisere Aussagen und den Mut, überflüssige Termine einfach abzusagen.
Männer und Meetings: Haltung zeigen statt Zeit absitzen
Meetings spiegeln letztlich unsere Haltung zur Arbeit wider. Der moderne Mann von heute weiß, wann es wichtig ist, Stellung zu beziehen und klar zu kommunizieren. Es geht nicht um weniger Meetings – sondern um bessere. Um bewussteres Zuhören, präzisere Aussagen und den Mut, überflüssige Termine einfach abzusagen.
- Überdenke kritisch jedes Meeting: Klare Agenda, eindeutiges Ziel, begrenzte Dauer.
- Nutze alternative Kommunikationswege wie E-Mails oder kurze Video-Updates für Statusberichte.
- Sei mutig und stelle die entscheidende Frage: „Können wir das nicht anders klären?“
- Meetings sind kein Statussymbol, sondern ein Werkzeug. Nutze sie entsprechend.
Warum nicht das nächste Mal einfach sagen: „Können wir das per Mail klären?“ – und gönn dir die Zeit für echten Fokus.
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Quellen:
- Otter.ai (2021). „The 2021 Meeting Report“.
- Sharp Business Systems (2019). „Meetings Report“.
- Harvard Business Review (2022). „Stop the Meeting Madness“.
- Atlassian (2021). „State of Meetings Report“.
- Bailenson, Jeremy (2021). „Stanford Virtual Human Interaction Lab: Zoom Fatigue“.
- McKinsey & Company (2021). „How to fight Zoom Fatigue“.
- Microsoft Work Trend Index (2022). „Great Expectations: Making Hybrid Work Work“.
- Rogelberg, Steven (2019). „The Surprising Science of Meetings“.
